Zmluva o spracúvaní osobných údajov (DPA)

1. Zmluvné strany

Táto Zmluva o spracúvaní osobných údajov (ďalej „DPA") sa uzatvára medzi:

• Sprostredkovateľom: NAVIGATOR.SK s.r.o., so sídlom Dénešova 27, 040 23 Košice, IČO: 36 751 979 (ďalej „Sprostredkovateľ" alebo „my"), a
• Prevádzkovateľom: používateľom, ktorý si zriadil účet v službe jane ai a pripojil k nej svoju firemnú emailovú schránku (ďalej „Prevádzkovateľ" alebo „vy").

Registráciou a aktívnym používaním Služby (spracovaním aspoň jedného emailu od vašich klientov cez platformu) potvrdzujete uzavretie tejto DPA bez potreby samostatného podpisu, v súlade s čl. 28 ods. 3 GDPR.

2. Predmet a účel spracúvania

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sú obsiahnuté v emailovej komunikácii medzi Prevádzkovateľom a jeho klientmi, zákazníkmi alebo inými tretími osobami (ďalej „Dotknuté osoby"), a to výlučne za účelom poskytovania Služby: automatizovaného spracovania, kategorizácie a generovania odpovedí na prichádzajúce emaily pomocou umelej inteligencie, podľa konfigurácie, ktorú Prevádzkovateľ nastaví vo svojom účte (AI prompt, required fields, knowledge base).

3. Kategórie osobných údajov a dotknutých osôb

• Dotknuté osoby: klienti, zákazníci, záujemcovia alebo iné osoby, ktoré emailovo komunikujú s Prevádzkovateľom prostredníctvom pripojenej schránky.
• Kategórie údajov: emailová adresa, meno, obsah a predmet emailovej komunikácie, prípadne ďalšie údaje, ktoré Dotknutá osoba dobrovoľne uvedie v texte emailu (napr. telefónne číslo, adresa, požiadavka na službu).

4. Doba spracúvania

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje po dobu trvania zmluvného vzťahu medzi Prevádzkovateľom a Sprostredkovateľom (t. j. po dobu aktívneho účtu v Službe), predĺženú o lehoty uvedené v Zásadách ochrany osobných údajov (čl. 8 „Doba uchovávania"). Po uplynutí týchto lehôt sa postupuje podľa článku 8 tejto DPA.

5. Pokyny prevádzkovateľa

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na základe zdokumentovaných pokynov Prevádzkovateľa, ktoré sú vyjadrené prostredníctvom konfigurácie účtu v Službe (najmä: nastavenie AI promptu, required fields, service types, Autopilot/Draft mód, pripojenie knowledge base dokumentov). Ak sa Sprostredkovateľ domnieva, že niektorý pokyn porušuje GDPR alebo iný právny predpis o ochrane údajov, bezodkladne o tom informuje Prevádzkovateľa.

6. Mlčanlivosť

Sprostredkovateľ zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať osobné údaje (zamestnanci, zmluvní partneri) zaviazali k mlčanlivosti alebo aby sa na ne vzťahovala zákonná povinnosť mlčanlivosti.

7. Bezpečnostné opatrenia

Sprostredkovateľ prijal najmä tieto technické a organizačné opatrenia:

• Šifrovanie prihlasovacích údajov k emailovým schránkam a OAuth tokenov pomocou AES-256-GCM.
• Obmedzený prístup k databáze prostredníctvom sieťových pravidiel.
• Oznámenie narušenia bezpečnosti Prevádzkovateľovi bez zbytočného odkladu, aby mu bola umožnená notifikačná povinnosť podľa čl. 33 a 34 GDPR.

8. Výmaz alebo vrátenie údajov po skončení spracúvania

Po skončení poskytovania Služby (zrušenie účtu) Sprostredkovateľ na žiadosť Prevádzkovateľa vymaže alebo vráti všetky osobné údaje spracúvané v jeho mene, vrátane uložených emailov, konverzácií, draftov a knowledge base dokumentov, pokiaľ právo EÚ alebo SR nevyžaduje uchovanie týchto údajov (napr. účtovné doklady). Lehoty uchovávania po zrušení účtu sú uvedené v Zásadách ochrany osobných údajov.

9. Subdodávatelia (ďalší sprostredkovatelia)

Prevádzkovateľ udeľuje Sprostredkovateľovi všeobecný súhlas s využitím nasledujúcich ďalších sprostredkovateľov pri poskytovaní Služby:

• Google LLC (Gemini API) — spracovanie obsahu emailov AI modelom, na platenej úrovni API s Data Processing Addendum pre produkty, kde je Google sprostredkovateľom.
• MongoDB Atlas — hosting databázy.
• DigitalOcean — VPS hosting backend servera a aplikácie.
• Platobné brány (napr. Stripe) — výlučne pre fakturačné údaje Prevádzkovateľa, nie pre obsah emailov Dotknutých osôb.

O akejkoľvek zamýšľanej zmene alebo doplnení ďalších sprostredkovateľov bude Prevádzkovateľ informovaný vopred, s možnosťou vzniesť námietku.

10. Súčinnosť pri žiadostiach dotknutých osôb

Ak Dotknutá osoba uplatní voči Sprostredkovateľovi niektoré zo svojich práv podľa GDPR (prístup, oprava, výmaz a pod.) v súvislosti s údajmi spracúvanými v mene Prevádzkovateľa, Sprostredkovateľ túto žiadosť postúpi Prevádzkovateľovi a poskytne mu súčinnosť potrebnú na jej vybavenie, keďže Prevádzkovateľ je za vybavenie žiadosti zodpovedný.

11. Audit

Sprostredkovateľ poskytne Prevádzkovateľovi informácie potrebné na preukázanie súladu s povinnosťami podľa čl. 28 GDPR a umožní vykonanie auditu alebo inšpekcie, a to na základe vopred dohodnutých podmienok a primeraného predstihu.

12. Kontakt

Otázky k tejto DPA zasielajte na: info@navigator.sk